Al adquirir cualquier plan ofrecido por la agencia de viajes Wolfar Trips, ya sea de forma directa o a través de un intermediario, el cliente declara haber leído, entendido y aceptado los presentes términos, condiciones y cláusulas de responsabilidad. La aceptación se entiende realizada al momento de efectuar el pago total o parcial del plan turístico.

1. POLÍTICAS DE PAGO Y RESERVA

Para garantizar la logística y el aseguramiento de cupos, se aplican los siguientes términos:

1.1 Salidas de 1 a 2 Días

• Reserva Inicial: Puedes asegurar tu lugar con el 50% del valor total del paquete.
• Pago del Saldo: El saldo restante debe ser abonado como máximo 3 días antes de la actividad.

1.2 Viajes y Expediciones

• Reserva Inicial: Asegura tu lugar con el 35% del valor total del paquete.
• Pago del Saldo: El saldo restante debe ser abonado al menos 10 días antes de la salida.

1.3 Notas Importantes y Gestión de Cambios

• Confirmación: La reserva se considerará confirmada una vez recibido el pago inicial correspondiente. El incumplimiento del pago del saldo dentro de los plazos establecidos faculta a la agencia para cancelar la reserva, aplicando las penalidades correspondientes.

• Métodos de Pago: Aceptamos transferencia bancaria, tarjetas de crédito y débito. Los detalles específicos se proporcionarán al momento de la reserva

• Confirmación de Pago: Es responsabilidad del cliente verificar que los pagos se hayan procesado correctamente y que se haya recibido una confirmación de la transacción.
  
  
• Cambios en la Reserva: Cualquier modificación solicitada por el cliente (cambio de fecha, nombre o destino) después de realizado el pago inicial, estará sujeta a viabilidad logística, a los sobrecostos que cobren los proveedores externos y a un cargo por gestión administrativa de la agencia.
  
  
• Colaboración con Terceros: Algunos programas se operan en colaboración con otros comercializadores de turismo, por lo que nos adherimos a los términos y condiciones establecidos por dichos colaboradores. Para detalles completos, te invitamos a consultar las políticas con un asesor.

2. GENERALIDADES

• Cancelación por parte de Wolfar Trips (Fuerza Mayor o Quórum): Wolfar Trips se reserva el derecho de modificar o cancelar el programa, previo acuerdo con el pasajero, quien a su vez tendrá la opción de solicitar un reembolso o aceptar la reprogramación del servicio, según disponibilidad.
  
  
• Saldos y Reembolsos (Compras Regulares): En caso de desistimiento voluntario del viajero, y una vez descontadas las penalidades correspondientes por logística, el cliente podrá solicitar el reembolso económico del excedente. Alternativamente, podrá elegir conservar dicho valor como un saldo a favor para participar en futuras actividades de Wolfar Trips que se realicen en los siguientes tres (3) meses contados a partir de la fecha de cancelación. Este saldo a favor no es transferible. (Nota: Las reservas del “Plan Separe” se rigen por sus propios términos).
  
  
• Puntualidad: El cumplimiento de los itinerarios es fundamental para el éxito del programa. Si los pasajeros no se presentan a la hora acordada, el guía está autorizado a dejarlos después de un máximo de 15 minutos de espera.
  
  
• Autoridad del Guía: El guía tiene la facultad de modificar el itinerario, horarios o actividades con el fin de garantizar la seguridad del grupo y el adecuado desarrollo del programa.

3. POLÍTICAS DE CANCELACIÓN Y DESISTIMIENTO

Las penalidades descritas a continuación son producto de la estimación razonable de los costos operativos, administrativos e implicaciones financieras que las cancelaciones generan para la agencia. (Nota: Los porcentajes de penalidad mencionados a continuación ya incluyen los gastos administrativos)

Tiempos de Reembolso: Todo reembolso económico aprobado a favor del cliente será tramitado y consignado a la cuenta bancaria del titular de la reserva en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir de la fecha en que el cliente envíe formalmente su solicitud de cancelación junto con los datos bancarios correspondientes.

3.1 Derecho de Retracto (Ventas No Presenciales)

Para compras realizadas a través de canales digitales (WhatsApp, redes sociales o sitio web), el usuario tiene cinco (5) días hábiles posteriores a la compra para ejercer su derecho de retracto y solicitar la devolución total del dinero.

Sin embargo, cuando el servicio turístico tiene fecha definida de salida y esta se realiza antes de que se cumplan los cinco (5) días hábiles, el derecho de retracto no aplica, ya que el servicio entra en fase de organización y operación logística, de acuerdo con la normativa vigente de protección al consumidor en Colombia.

Este derecho no aplica a cancelaciones voluntarias, las cuales se rigen por las políticas de cancelación y desistimiento aquí establecidas.

3.2 Salidas de 1 a 2 Días

Las penalidades por cancelación voluntaria (desistimiento) serán las siguientes:

• Con 8 días o más de anticipación: Penalidad del 30% del valor total del paquete.
  
  
• Entre 7 y 3 días antes de la salida: Penalidad del 60% del valor total del paquete.
  
  
• Con 2 días (48 horas) o menos de anticipación, o no presentación (No Show): Penalidad del 100%. No aplican reembolsos ni saldos a favor.
  
  
• Programa iniciado: Una vez iniciado el servicio, no se realizarán devoluciones ni reembolsos, independientemente de la causa de la cancelación.

3.3 Viajes y Expediciones

Debido a la planificación logística, reservas anticipadas y costos operativos asociados, aplican las siguientes penalidades por cancelación:

• Con más de 20 días de anticipación: penalidad del 20% sobre el valor total del paquete.
• Entre 19 y 8 días antes de la salida: penalidad del 30% sobre el valor total del paquete.

Con 7 días o menos previos a la salida, o no presentación (No Show): Se retendrá el 100% del valor pagado, correspondiente a los costos fijos, logísticos y operativos ya causados. No se generará saldo a favor.

3.4 Régimen Especial: Parques Nacionales Naturales (PNN)

Debido a las políticas y regulaciones específicas de la Unidad de Parques Nacionales Naturales de Colombia (PNN), para Nevado del Cocuy, Santa Isabel y Tolima:

• Inamovilidad: No se podrán reprogramar viajes debido a las políticas de la entidad gubernamental.
• Penalidad Fija: Cualquier cancelación tendrá una penalidad del 70% del valor total del viaje.
• Cambio de Titular: Sujeto estrictamente a la aprobación previa de PNN.

3.5 Excepciones por Incapacidad Médica o Calamidad Doméstica del Viajero

En caso de que el titular de la reserva deba cancelar su participación por una urgencia médica grave, incapacidad comprobable (ej. embarazo de riesgo dictaminado, accidente, cirugía de urgencia) o calamidad doméstica por fallecimiento de un familiar (hasta el segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o cónyuge/compañero permanente), no se aplicará la tabla general de desistimiento voluntario.

Para acceder a esta excepción, la situación deberá ser soportada obligatoriamente con el respectivo certificado médico de la EPS, historia clínica o certificado de defunción, según corresponda. Cumplido este requisito, Wolfar Trips realizará una retención única del 20% sobre el valor total del plan del pasajero afectado, por concepto de gastos administrativos y transaccionales.

Exclusividad del beneficio: Esta excepción aplica única y exclusivamente para la persona directamente afectada (el paciente o doliente) y en ningún caso se hará extensiva a sus acompañantes, familiares, parejas o amigos que compartan la misma reserva. Si los acompañantes deciden cancelar su participación en el viaje a raíz de la situación del titular, a ellos se les aplicarán las penalidades regulares de desistimiento voluntario descritas en las secciones 3.2 y 3.3.

Excepción de cierre logístico: No obstante, si la notificación de dicha incapacidad o calamidad se realiza a escasos días de la salida o el mismo día del viaje, periodo en el cual la agencia ya ha incurrido en pagos definitivos, a la retención administrativa del 20% se le sumarán obligatoriamente todos los costos fijos no recuperables y penalidades de terceros (transporte, alojamiento, alimentación, seguros, ingresos a parques) que ya hayan sido pagados por la agencia a sus proveedores por el cupo del titular y que no puedan ser reembolsados.

4. CASOS DE FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO

Wolfar Trips no será responsable por la no ejecución total o parcial de los servicios cuando esta se deba a hechos de fuerza mayor o caso fortuito, entendidos como situaciones externas, imprevisibles e irresistibles, que no pueden ser evitadas aún actuando con la debida diligencia, ajenas a su control, y que afecten el desarrollo normal de la actividad y comprometan la seguridad del grupo.

Sucesos exentos: Se consideran causas de fuerza mayor, entre otras, problemas de orden público, cierres de vías o carreteras, derrumbes, deslizamientos, fallas mecánicas no atribuibles a negligencia o falta de mantenimiento preventivo, restricciones impuestas por autoridades competentes y condiciones climáticas adversas que representen un riesgo para los participantes.

Política de manejo por Fuerza Mayor:

Durante la ejecución del viaje (Programa iniciado): Si el evento de fuerza mayor ocurre cuando el servicio ya se encuentra en fase de ejecución, no habrá lugar a devoluciones económicas, en razón a que ya se habrán generado costos fijos no recuperables (pólizas, guías, transporte). Wolfar Trips priorizará la seguridad del grupo y evaluará la posibilidad de ofrecer una ruta alterna siempre que la logística lo permita.

Gastos adicionales: Cualquier gasto extra en alimentación, transporte o alojamiento derivado de retrasos, bloqueos o desvíos ocasionados por estas causas externas deberá ser asumido directamente por el viajero.

5. RESPONSABILIDAD INTEGRAL DEL VIAJERO

Es responsabilidad del viajero cumplir con las obligaciones aquí descritas, las cuales tienen como finalidad garantizar su seguridad, la del grupo y el adecuado desarrollo del programa turístico.

5.1 Documentación y Requisitos Legales

El viajero es responsable de cumplir con todos los requisitos legales, migratorios, sanitarios y administrativos exigidos para la realización del viaje.

Esto incluye, según aplique, portar pasaporte vigente, visas, certificados de vacunación, documentos de identidad y cualquier otro requisito exigido por autoridades nacionales o locales.

Wolfar Trips no será responsable por la imposibilidad de prestar el servicio cuando esta se derive de la falta, vencimiento o irregularidad en la documentación del viajero.

5.2 Itinerarios, Puntualidad y Modificaciones El viajero se compromete a respetar los itinerarios, horarios y puntos de encuentro establecidos. La falta de puntualidad ocasionará la pérdida parcial o total de los servicios contratados, sin derecho a reembolso. Wolfar Trips se reserva el derecho de modificar itinerarios, horarios o actividades por razones operativas, climáticas o de seguridad, sin que ello implique incumplimiento contractual, siempre y cuando se ofrezca una alternativa de igual o mayor valor turístico que mantenga la esencia del programa adquirido.

5.3 Estado de Salud y Condiciones Preexistentes

El viajero declara conocer su estado de salud y se obliga a informar de manera previa y veraz cualquier condición médica preexistente, limitación física, tratamiento en curso o requerimiento especial que pueda afectar su participación en las actividades.

La omisión o inexactitud de esta información exime a Wolfar Trips de responsabilidad por incidentes, limitaciones o imposibilidad de participación derivados de dichas condiciones no informadas.

La agencia podrá restringir la participación en determinadas actividades cuando considere que la condición del viajero representa un riesgo para su seguridad o la del grupo.

5.4 Equipaje y Pertenencias Personales El viajero asume la custodia y es el único responsable por el cuidado de su equipaje de mano y artículos de valor personal (dinero, joyas, documentos, equipos electrónicos) durante toda la ejecución del servicio. Wolfar Trips, en su calidad de intermediario, no se hace responsable por pérdidas, hurtos o extravíos de dichos artículos de custodia personal. Cuando el equipaje principal sea transportado en bodegas de vehículos, este será entregado únicamente en el punto de destino establecido.

5.5 Conducta, Sustancias y Convivencia

Con el fin de preservar la seguridad, la convivencia y el respeto por los demás participantes, está prohibido el consumo de licor, cigarrillos (incluidos electrónicos), sustancias psicoactivas o alucinógenas durante el transporte, las actividades y los espacios compartidos del programa.

Cualquier conducta que interfiera con el desarrollo normal de la actividad, ponga en riesgo al grupo o incumpla las normas establecidas podrá dar lugar al retiro inmediato del viajero del programa, sin derecho a reembolso ni compensación.

El uso de parlantes durante el transporte y las actividades está prohibido; se recomienda el uso exclusivo de audífonos.

5.6 Menores de Edad

De conformidad con la normativa vigente del Ministerio de Transporte y las condiciones de seguridad vial, está estrictamente prohibido transportar niños cargados en brazos. Las políticas de cobro y participación para menores se rigen por las siguientes condiciones:

• Niños de 3 a 6 años: Aplica tarifa infantil. Deberán asumir únicamente el costo correspondiente al asiento en el transporte y la póliza de asistencia médica obligatoria. Todos los gastos de alimentación, entradas a sitios de interés y demás consumos serán asumidos directamente por sus padres o acudientes en el destino.
• Niños a partir de los 7 años en adelante: Se consideran bajo tarifa completa. Deberán cancelar el 100% del valor del paquete turístico y tendrán derecho a exactamente los mismos servicios incluidos para un adulto.
• Restricciones de destino: La edad mínima de participación y las tarifas pueden variar dependiendo de la exigencia física de la ruta (ej. senderismo, alta montaña) o por regulaciones de terceros. En destinos regulados por la Unidad de Parques Nacionales Naturales (PNN), prevalecerán las edades mínimas y normativas de ingreso dictadas por dicha entidad gubernamental.

5.7 Daños Materiales y Veracidad de la Información

El viajero será responsable por los daños materiales que ocasione en alojamientos, vehículos, equipos o instalaciones durante la ejecución del servicio, debiendo asumir los costos de reparación o reposición.

Se recomienda revisar el inventario de habitaciones o espacios asignados al momento de su recepción y entrega.

Asimismo, es obligación del viajero suministrar información veraz, completa y actualizada al momento de la reserva. En caso de datos incorrectos, incompletos o falsos, Wolfar Trips no estará obligada a notificar cambios en los servicios y no asumirá responsabilidad por los inconvenientes derivados de dicha información errónea.

El presente documento hace parte integral del contrato de prestación de servicios turísticos celebrado entre Wolfar Trips y el cliente.

En cumplimiento de lo establecido en la Ley 679 de 2001, la Ley 1336 de 2009 y la Resolución 2064 de 2010, Wolfar Trips rechaza de manera expresa y categórica la explotación sexual comercial, el turismo sexual y cualquier forma de abuso o violencia contra niños, niñas y adolescentes.

Así mismo, la agencia rechaza y no promueve ninguna actividad que atente contra el patrimonio cultural de la Nación ni el tráfico ilegal de flora y fauna, de conformidad con la normativa ambiental y penal vigente.

Se advierte a los viajeros que estas conductas constituyen delitos y son sancionadas penal y administrativamente por las autoridades competentes, conforme a las disposiciones legales vigentes en la República de Colombia.

Wolfar Trips colaborará activamente con las autoridades cuando tenga conocimiento de hechos que puedan constituir cualquiera de las conductas aquí descritas.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

WOLFAR TRIPS

En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, Wolfar Trips adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, con el fin de garantizar el derecho constitucional de Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre de los titulares de la información.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón social: Rincón Pérez Andrés Felipe
Establecimiento de comercio: Wolfar Trips
Actividad: Agencia de viajes y operador de turismo
Domicilio: Medellín, Colombia
Correo electrónico de contacto: wolfartrips@gmail.com
Canal de atención Habeas Data: Línea de WhatsApp +57 3002150660

Wolfar Trips actúa como responsable del Tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de su actividad comercial.

2. MARCO LEGAL APLICABLE

Esta política se rige principalmente por:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Ley 1266 de 2008 (cuando aplique)
• Demás normas que modifiquen, adicionen o complementen el régimen de protección de datos personales

3. DEFINICIONES

Para efectos de la presente política, se adoptan las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012, entre ellas:

• Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Wolfar Trips garantiza el tratamiento de los datos personales bajo los principios de:

• Legalidad
• Finalidad
• Libertad
• Veracidad o calidad
• Transparencia
• Acceso y circulación restringida
• Seguridad
• Confidencialidad

5. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

Wolfar Trips podrá recolectar y tratar, entre otros, los siguientes datos:

• Datos de identificación (nombre, cédula, pasaporte)
• Datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección)
• Datos de facturación y pago
• Datos de emergencia
• Datos sensibles relacionados con el estado de salud, necesarios para la seguridad del viajero durante actividades de naturaleza, montaña y aventura

5.1 Tratamiento de Datos de Niños, Niñas y Adolescentes (NNA) El tratamiento de datos personales de menores de edad está estrictamente prohibido, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública o cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes, y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Wolfar Trips recolectará y tratará los datos de menores (como identificación, edad y datos médicos de emergencia) única y exclusivamente para la gestión logística de los servicios turísticos, pólizas de seguro y control de autoridades, exigiendo siempre la autorización previa, expresa e informada del padre, madre o representante legal del menor.

El suministro de datos sensibles es facultativo; no obstante, su no suministro podrá limitar la participación en ciertas actividades cuando represente un riesgo para el titular o el grupo.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Gestionar reservas, inscripciones y prestación de servicios turísticos
• Compartir, transmitir o transferir los datos personales estrictamente necesarios a proveedores de servicios de la agencia (hoteles, aerolíneas, empresas de transporte, guías locales) y a entidades gubernamentales (como la Unidad de Parques Nacionales Naturales – PNN) exclusivamente para garantizar la operación logística y el cumplimiento del servicio turístico contratado.
• Ejecutar el contrato de prestación de servicios turísticos
• Generar pólizas de asistencia médica, seguros y coberturas requeridas
• Verificar condiciones de salud relevantes para la seguridad del viajero
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables y administrativas
• Contactar al viajero para información operativa antes, durante y después del viaje
• Enviar información comercial, promocional o publicitaria (cuando exista autorización)
• Atender consultas, reclamos y solicitudes.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El tratamiento de los datos personales se realizará previa autorización expresa, informada e inequívoca del titular, la cual se obtiene mediante:

• Formularios de inscripción físicos o digitales
• Casillas de aceptación (“check box”)
• Aceptación de términos y condiciones publicados en la página web

La autorización podrá ser revocada en cualquier momento, salvo cuando exista una obligación legal o contractual que exija la conservación de la información.

8. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS

El titular tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado sobre el uso de sus datos
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales

9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Consultas: El titular podrá presentar consultas sobre sus datos personales. Wolfar Trips dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: Cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, el reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles. Si no es posible atenderlo en ese plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las solicitudes deberán enviarse al correo electrónico o canal de atención Habeas Data informado.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Wolfar Trips adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración o divulgación.

11. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS

El titular autoriza que sus datos personales puedan ser transmitidos o almacenados en servidores ubicados dentro o fuera del territorio nacional, siempre que se garantice el cumplimiento de los estándares de protección exigidos por la legislación colombiana.

Esto incluye plataformas tecnológicas, aseguradoras, aliados operativos y autoridades cuando sea legalmente requerido.

12. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Los datos personales serán conservados por un término de hasta veinte (20) años, o mientras subsistan obligaciones legales o contractuales.

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos cuando no exista deber legal de conservación.

13. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación y podrá ser modificada en cualquier momento. Las actualizaciones serán informadas a través de los canales habituales de la agencia.

El presente documento hace parte integral del contrato de prestación de servicios turísticos celebrado entre Wolfar Trips y el cliente.